Comment bien choisir son SIRH ? Découvrez les 7 critères à prendre en compte
SIRH : un choix important pour votre entreprise
Choisir un SIRH est une décision importante pour toute votre entreprise. Par sa place centrale, le Système d’Information de Ressources Humaines (SIRH) sera utilisé par l’ensemble des collaborateurs et les professionnels de votre service RH. Il est donc important, avant de s’engager, de disposer d’une vue globale de la solution retenue afin d’être certain de disposer d’un outil 100% adapté à vos besoins.
Choix du SIRH : les 7 critères à prendre en compte
1. Les modules et fonctionnalités disponibles
Cela peut sembler évident, mais le périmètre fonctionnel est très certainement le 1er critère à prendre en compte lors du choix de son SIRH. Afin de bien cibler les fonctionnalités attendues, il est primordial de réaliser un travail d’audit, en interne. Cette phase d’audit peut être menée de façon indépendante, au sein de votre entreprise, ou de manière accompagnée avec un consultant spécialisé ou l’éditeur de la solution SIRH que vous souhaitez retenir.
En effet, si certaines fonctionnalités peuvent sembler relever d’un besoin évident (gestion des congés, gestion du registre du personnel), d’autres, qui peuvent sembler accessoires, représentent bien souvent un véritable gain de productivité. C’est notamment le cas de la gestion des notes de frais ou encore des entretiens. Prenez donc le temps de consulter chaque module proposé et faites correspondre les fonctionnalités avec les besoins exprimés en interne !
Il se peut également que, en raison de votre activité, vos besoins soient extrêmement spécifiques. Dans ce cas, vérifiez que l’éditeur vous propose également de développer des fonctionnalités spécifiques et que le SIRH vous donne la possibilité de paramétrer son fonctionnement en fonction de vos exigences métier.
2. Les possibilités d’évolution
Votre entreprise évolue et les besoins de votre service RH et de vos collaborateurs avec elle. Il est ainsi indispensable de choisir un SIRH que vous pourrez facilement faire évoluer. De nombreuses solutions proposent aujourd’hui un fonctionnement dit « modulaire ». Les modules correspondent à des ensembles de fonctionnalités que vous pouvez choisir de déployer immédiatement ou progressivement : un critère essentiel pour disposer d’une solution souple !
3. La compatibilité
Pour être utilisable au maximum de ses capacités, un SIRH ne peut pas fonctionner seul. Il est nécessaire que celui-ci communique avec les outils que vous avez déjà pu mettre en place au sein de votre entreprise. Par exemple : votre SIRH doit être capable de communiquer avec Sage, votre outil comptable.
S’assurer de la compatibilité des solutions vous permettra de gagner en temps, en fiabilité et performance, tout en évitant de devoir saisir les mêmes informations dans plusieurs logiciels.
4. L’accessibilité
Que vous soyez en télétravail, en déplacement ou sur site, le SIRH est un outil qui s’inscrit dans le quotidien de la vie de votre entreprise. Il est donc important de choisir une solution qui pourra être utilisée sur PC, smartphone et tablette. Le choix d’une solution SaaS (accessible via le web) est donc fortement conseillée.
En complément, il est nécessaire de s’intéresser aux interfaces utilisateurs : celles-ci sont-elles intuitives ? Simples d’utilisation ? L’objectif est ici de réduire, autant que possible, le temps nécessaire à la formation et de faciliter le processus de conduite du changement en interne.
5. Le support
Il est important de vous assurer que l’éditeur de la solution SIRH dispose d’un service de support dédié et que des maintenances régulières sont bien réalisées pour assurer la stabilité de l’outil. De plus, il nécessaire de disposer d’un contact direct et privilégié avec l’éditeur afin de vous assurer de limiter le temps de résolution d’éventuels incidents et ainsi de garantir la bonne exécution de vos processus RH.
6. Le coût et l’engagement
Selon vos besoins, le coût d’un SIRH peut être extrêmement variable. La tarification doit donc être transparente et ne pas contenir de « coûts cachés ». Combien coûte un module ? Quelle est la durée de l’engagement contractuel ? Combien est facturée la maintenance ? Autant de questions à poser, en amont, pour éviter les mauvaises surprises !
7. La sécurité
Un SIRH a pour finalité de stocker, de gérer et d’ordonner de nombreuses informations personnelles, et ce sur l’ensemble des collaborateurs de votre entreprise. Avant de faire votre choix, il est donc nécessaire de passer en revue les protocoles et procédures mises en place par l’outil pour assurer la confidentialité des données et les règles qui régissent et limitent l’accès aux données. Ce critère est notamment important pour vous assurer de disposer d’une solution qui sera conforme au RGPD.