Témoignage client Novafit : la dématérialisation des factures fournisseurs

8 avril 2025

Témoignage client : la dématérialisation des factures fournisseurs chez Novafit

Ingrid Caroux, comptable chez Novafit Groupe, a accepté de répondre à nos questions concernant l’utilisation des fonctionnalités de dématérialisation des factures fournisseurs de Synoptic ERP.

Le groupe Novafit

Intégré au tissu économique d’Auvergne-Rhône-Alpes depuis de nombreuses années, Novafit s’adapte aux besoins des professionnels en proposant une large gamme de produits élastomères (tuyaux, gaines, manchettes, joints). Ses équipes expertes assurent la fabrication, la maintenance et la réparation des convoyeurs à bandes transporteuses, en atelier ou sur site. Grâce à son bureau d’études et son stock de bandes PVC et polyuréthane, Novafit conçoit des convoyeurs adaptés à différents secteurs comme la logistique, les laboratoires et l’industrie alimentaire.

Pouvez-vous nous dire quelle était votre problématique initiale avant la mise en place de la dématérialisation des factures fournisseurs depuis Synoptic ERP ?

Nous avons, chez Novafit Groupe, 2 sites différents mais toutes les factures arrivent sur une seule et même adresse email. Le traitement de ces factures nécessitait de les imprimer une à une, de les faire valider puis de les enregistrer. C’était donc très chronophage et nous étions à la recherche d’une solution pour simplifier cette procédure tout en ayant l’assurance de ne pas perdre de données.

Vous aviez calculé le temps que vous passiez à créer et enregistrer ces factures ?

Non mais nous recevions plus de 100 factures par mois, achats et frais généraux, cela prenait du temps !

Et maintenant que vous utilisez la dématérialisation des factures fournisseurs dans votre ERP, qu’avez-vous pu remarquer comme changements ?

Nous avons vraiment gagné en simplicité dans le traitement des factures : d’un clic on peut intégrer la facture dans le système sans risque de perte, même si plusieurs personnes travaillent sur le même dossier au même moment. Nous avons également une vue complète de toutes les factures en attente. Nous avons clairement gagné en fiabilité et en traçabilité. Synoptic ERP me permet d’avoir la liste de toutes les factures à rapprocher des CF (commandes fournisseurs) et il n’y a plus de documents à imprimer, tout est intégré au même endroit.

Quel a été l’élément déclencheur de ce projet ?

Nous avions ce projet en tête depuis 2019. Nous avions déjà entendu parler de ce processus chez certains de nos clients mais ce sont les différentes communications de Proges Plus qui nous ont donné envie d’en savoir plus. C’est à l’issue d’un webinaire qui était dédié à la dématérialisation des factures fournisseurs, mais aussi à la facturation électronique, que nous nous sommes dit qu’il fallait que l’on se lance ! Pour nous, côté comptabilité, l’objectif est clairement de gagner du temps sur les tâches répétitives qui n’apportent pas de véritable valeur ajoutée. Nous l’utilisons maintenant depuis août et nous avons déjà gagné beaucoup de temps.

Nous avions également remarqué que Proges Plus était précurseur sur la facturation électronique : nous l’avons choisi pour ce passage en 2026. Nous avons été convaincus par la simplicité des fonctionnalités présentées !

Combien de personnes utilisent la dématérialisation des factures fournisseurs chez Novafit Groupe ?

Nous sommes 2 personnes à l’utiliser, avec une formation adaptée. Nous sommes une PME de 16 personnes.

Grâce à cela, avez-vous pu dégager du temps sur d’autres tâches ?

Tout à fait, cela nous a permis de gagner du temps. Je n’ai plus qu’à faire le bon à payer. On gagne aussi en « rangement » avec le fait de ne plus imprimer, de ne plus avoir à classer et de retrouver facilement les documents. Avant tout était dans les classeurs. Maintenant toutes les personnes habilitées peuvent aller dans l’archivage et retrouver une facture avec le numéro correspondant.

Vous avez divisé de moitié le temps pour gérer les achats ?

Même plus que de moitié ! Avec nos gros fournisseurs ça match très vite ! Certaines factures sont plus bloquantes pour l’océrisation car elles ne sont pas construites correctement.

Oui, ce souci va être réglé avec la mise en place de la facture électronique. Les fichiers vont devoir répondre à une norme stricte et commune. Et concernant la création d’un modèle d’apprentissage, combien de temps vous faut-il en moyenne ?

Si le fichier est lisible c’est moins d’une minute. Certains 5 minutes. On sait que sur certains modèles il y aura des erreurs car le document n’est pas bien construit. Dans tous les cas c’est un gain de temps, une sécurité et ça va en archivage, 0 papier, tout le monde y gagne ! Quand on a un problème nous avons notre contact dédié chez Proges Plus en support.

Est-ce que cela a également pu changer la manière de gérer vos fournisseurs ?

Oui tout à fait, avec cette dématérialisation nous avons retravaillé sur nos fournisseurs. On en avait 400, maintenant 200. Chaque nouveau fournisseur implique de créer un nouveau modèle d’apprentissage, il faut donc rationaliser. C’est finalement un bénéfice indirect de la dématérialisation des factures fournisseurs. Cela nous a aussi permis d’harmoniser la gestion documentaire et notre archivage.

Cela a également fiabilisé le traitement de vos factures.

Oui et sur Synoptic ERP on ne peut pas avoir de double facture. On a une commande qui est réceptionnée et qui ne peut pas être facturée 2 fois. La facture va tout de suite apparaître comme « non rapprochée », c’est une sécurité supplémentaire.

Quel est votre niveau de satisfaction ?

Nous sommes très satisfaits de cette dématérialisation des factures fournisseurs : nous avons gagné en temps, en fiabilité et en sécurité. Tout est maintenant automatisé, il n’y a pas de perte de données. Il faut cependant que toutes les factures arrivent sous format PDF ! Nous avons encore des factures papier qu’il faut scanner.

Oui cela va se normaliser, les entreprises se préparent au passage à la facturation électronique !