Business Intelligence (BI) : quels avantages ?
Au cœur de l’activité des PME : des données exploitables par la Business Intelligence
Les flux d’une entreprise génèrent, à l’ère du big data, une quantité incroyable de données représentatives de son activité. Les managers, les chefs d’entreprise, les décisionnaires de tous bords ont besoin de pouvoir s’appuyer sur des représentations claires et synthétiques de ces données stratégiques afin de pouvoir prendre des décisions rapidement. C’est ici qu’intervient l’univers BI (Business Intelligence) ou informatique décisionnelle.
Réel outil de pilotage de l’activité, la Business Intelligence connaît aujourd’hui un intérêt croissant au sein des TPE et PME en raison de sa capacité à structurer efficacement ces données tout en conservant une grande facilité d’accès : ces outils ne nécessitant pas de disposer de compétences informatiques avancées pour les utiliser.
Quels sont les avantages et bénéfices d’un outil de Business Intelligence (BI) ?
Utiliser au quotidien un outil de Business Intelligence vous permet de suivre les données qui sont au cœur de votre métier.
Non limitées à votre structure ou encore à un seul de vos logiciels, les données suivies peuvent également être extérieures à votre structure, dans le but d’analyser la concurrence ou, par exemple, des tendances relatives à votre secteur d’activité. Elles peuvent également être extraites de vos différents logiciels (comptabilité, ERP, tableur Excel, etc) et compilées afin de mettre en place des indicateurs comparatifs et ainsi construire des tableaux de bord d’une extrême pertinence.
Les avantages sont ainsi nombreux et peuvent représenter un véritable gain de temps et de performance. Un outil de BI vous permet ainsi :
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- De créer des rapports d’analyse pertinents, sans avoir à disposer de connaissances avancées en informatique. Les données sont extraites de vos outils de gestion habituels et injectées en BI. Intuitif et convivial, l’univers BI progresse dans un environnement essentiellement Excel.
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- De sécuriser vos données et de choisir à qui et comment les diffuser. Ces rapports peuvent être diffusés aisément afin de partager des informations stratégiques, tout en gérant, en parallèle, les droits d’accès et de modification des personnes concernées.
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- De vous assurer de disposer de données de qualité. Un outil de BI vous permet de vous rendre compte, rapidement, parfois même en temps réel, de l’inexactitude de vos données avec la réalité du terrain. Vous pouvez ainsi entamer plus facilement des actions correctives et préventives rapides.
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- De disposer d’une compréhension rapide et facilitée des données, même les plus complexes. La modélisation visuelle permet de comprendre, d’un seul coup d’œil, la tendance et l’évolution d’un rapport. Par exemple : vous avez la possibilité de suivre l’évolution du chiffre d’affaires d’un de vos départements en filtrant les résultats par collaborateur, par période, par produit, etc. La tendance principale sera immédiatement visible grâce aux outils de modélisation visuelle de votre outil de BI.
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- De pouvoir paramétrer des alertes afin de suivre les indicateurs clés qui vous intéressent. Réels indicateurs de performances, ces alertes vous permettent de gagner en réactivité et en précision dans votre gestion au quotidien.
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- De gagner en efficacité et en rapidité lors de prises de décision. L’accès à vos données est facilité, leur visualisation est simplifiée, vous permettant ainsi d’un simple coup d’œil d’obtenir des résultats à même de vous accompagner dans votre prise de décision en toute connaissance de cause.
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- D’analyser des données en temps réel. Contrairement à un rapport Excel classique, un outil de Business Intelligence se connecte directement à la base de données qui vous intéresse. Cela permet ainsi une mise à jour en temps réel des informations et évite l’obsolescence de vos rapports. Vous avez ainsi l’assurance de disposer d’informations fiables.
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- De disposer d’un avantage concurrentiel. Votre outil de business intelligence peut également servir à agréger des données émanant de vos concurrents en les croisant avec vos propres informations. Il s’agit donc d’un outil particulièrement puissant au service de votre travail de benchmark.
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- De favoriser les évolutions en internes. Un outil BI peut représenter un levier, en interne, pour mettre en place des évolutions financières ou structurelles en vous permettant d’avancer des éléments concrets, quantifiables et à jour.
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- D’évaluer vos KPI’s. Suivre vos indicateurs clés de performance chaque jour peut s’avérer être une tâche fastidieuse quand vous ne disposez pas d’outils adaptés. Un outil de Business Intelligence vous permet de gagner en temps et en performance dès la première utilisation. Vos tableaux, rapports et indicateurs ainsi créés sont rafraîchis en un simple « clic » mettant à jour toutes vos données sans qu’il ne soit nécessaire de retoucher à vos mises en page.
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- De disposer d’un outil 100% adapté à votre métier. Vos données sont au cœur de votre activité. C’est pour cela qu’un outil de BI est entièrement paramétrable pour correspondre à ce qui fait votre activité quotidienne : catégories, produits, process, etc. A tout moment vous pouvez ajouter des champs, en supprimer, ou modifier le paramétrage des champs existants sans que cela n’impacte le reste de votre état.
Quelles sont les différentes fonctionnalités d’un outil de Business Intelligence (BI) ?
Les fonctionnalités d’un outil de Business Intelligence sont particulièrement vastes. On peut toutefois retenir plusieurs fonctionnalités phares :
- La réalisation de tableaux croisés.
- La gestion de tableaux de données sous forme de tableaux, de listings, de cellules.
- La création de tableaux de bord.
- La création de rapports d’activité.
- La mise en place de ratios avec seuil d’alerte.
- La création de jauges personnalisées.
- La diffusion de rapports sous différents formats (PDF, Word, etc).
BI et ERP : quelles synergies possibles ?
L’ERP et la BI sont deux outils parfaitement complémentaires. En effet, L’ERP vous permet de gérer l’ensemble de votre production, de la phase commerciale jusqu’à la livraison et le suivi du SAV chez votre client. Votre ERP collecte ainsi de nombreuses informations liées à votre métier et les organise afin que vous puissiez optimiser votre travail.
Ces données collectées peuvent toutefois nécessiter un travail supplémentaire de mise en forme et d’analyse. C’est à ce moment qu’intervient votre outil de Business Intelligence afin d’agréger les informations de sources multiples, de types potentiellement différents, le tout afin de vous donner une vision micro et macro de votre structure et de ses flux.
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Nous sommes partenaire de la société Report One éditrice de la suite logicielle d’aide à la décision et de reporting My Report. C’est grâce à ce travail en étroite collaboration que nous pouvons vous proposer un outil de Business Intelligence fonctionnant en synergie complète avec notre ERP Synoptic. Nous sommes aujourd’hui certifiés Bronze Partner, gage de notre expertise et de notre connaissance des enjeux liés à la Business Intelligence.
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